在收到客户抱怨服务质量的邮件时，有些外贸员可能会在回复邮件时否认，并坚决地表明自己的服务没问题，是其他环节出了差错等。这种做法是不恰当的。虽然很可能是客户冤枉了你，但不论是你的问题，还是工厂的问题，对于客户来说，这都是你没有安排好，没有尽到责任。因此，当客户对你的服务不满，向你抱怨时，你也应该表现出良好的修养，积极地去帮助客户处理问题。
在回复这类邮件时，外贸员可以按照以下步骤来写:
(1)感谢客户指出问题。例如:Thank you for pointing out the mistakes.(谢谢你指出错误。)
(2)表示抱歉，解释为什么会这样。比如工厂任务较多、时间比较赶，或者不经意的疏忽等，并主动承担责任，下决心不让此类事件重演。例如:I'm sorry this happened. Recently, although the factory has a lot of heavy work to do, we are also responsible for this problem. In the future, we will review the issue to ensure that it does not happen again.(发生这样的事我感到非常抱歉。虽然工厂最近有很多繁重的工作要做，但我们也有责任。今后我们会反思这个问题，确保不再发生。)
(3)再次感谢客户的建议。例如:Thank you for your honesty and trust. I hope we can continue our cooperation happily.(谢谢你的坦诚和信任。希望我们能继续合作。)
