对于外贸员来说，与客户沟通，邮件占了很大的一部分，因此，外贸员也应注重写邮件时的文字、节奏与语气，尽可能地与客户保持良好的沟通。
文字要体现礼貌与修养。
说话是一门艺术，写邮件同样是一门艺术。与客户的往来邮件不仅包括可能促成合作的交流，还可能会出现客户拒绝合作、抱怨外贸员的服务令他不满意等情况。
在收到客户拒绝合作的邮件后，有些外贸员可能会直接将此类客户排除在外，将他们看作不可能合作的对象。其实这种做法是十分不恰当的。要知道，客户这一次拒绝了你，并不代表下一次不会与你合作，而与客户保持良好的沟通与联系，则有助于开启下一次交流的契机。
因此，对于此类客户，外贸员在回复邮件时可以遵循以下三个步骤:
(1)肯定对方的选择。例如:I fully understand your idea of cooperation with ... (我完全理解你.)
(2)希望有机会合作。例如:But we hope you can think more about cooperating with us.As for your requirements for the product, we can handle these well.(但我们希望你能考虑与我们合作。你对产品方面的问题，我们都能处理得很好。)
(3)希望能与对方随时保持联系。例如:We can always keep in touch.If you need anything, you can contact me whenever you want. (如果你有什么需要，可以随时联系我。)
