常言道:“口说无凭，立字为据。”口头上的承诺，往往只是一面之词，可信度是无法保证的。现实中，即使是白纸黑字的字据，也无法保证能严格按照约定执行，更何况口头承诺了。正是基于此，合同必须以书面形式订立，为的就是约定双方的权利和义务。
同样地，作为标准跟单作业流程的一部分，电话谈判、语音视频通话中完成的谈判内容，也需要落到书面上。后面即使客户遗忘或疏忽了，也可以以邮件或者文件的形式唤起客户的记忆。如果客户不诚信、抵赖或者找借口，这些书面材料，也可以作为有力的证据。
换句话说，电话跟进是邮件跟进的辅助手段，如果客户对你的邮件跟进没有回复，则可以辅以电话沟通，了解客户的疑问和顾虑，并谈妥细节。但是电话沟通之后，完全可以再辅以邮件，总结电话沟通的进展，告知客户详情，也是客户档案归档的一部分。
