货物集港后，发货单位必须备妥出口货物报关单、发票、装单、装箱单(或磅码单)及其他有关单证向海关申报出口。出口商也可以将报关事宜委托货代公司或专门的报关行代为办理。海关人员对货物查验合格后，在装货单上加盖放行章方可装船。如果海关人员发现货物不符合出口要求，则不予放行，直到符合要求为止。
海关查验放行后，出口商或其指定货代公司应与港务部门和理货人员联系，做好装船前的准备和交接工作。发货单位的现场工作人员应严格按照港口的规章与港方办妥交接手续，做好现场记录，以便划清船、港、货三方面的责任。在办理交接过程中，如货物数量短少或包装破损、污染等，应由发货单位补齐、换货、修理或更换包装。
在装船过程中，出口商最好派人监装，随时掌握装船情况和处理装船过程中发生的问题。对舱容紧、配货多的船只，应联系港方和船方配合，合理装载以充分利用舱容，防止货物被退关。如舱位确定不足，应安排快到期的急运货物优先装船;对必须退关的货物，应及时联系有关单位设法处理。
